Функциональное зонирование офиса 

Отделка офисных помещений подразумевает создание не только чистого и уютного пространства. Важно, чтобы офис после ремонта стал удобным для сотрудников и посетителей, правильно организованным, с продуманной эргономикой рабочих мест. Это помогает создать благоприятное впечатление о компании у партнеров, грамотно организовать рабочие процессы, создать деловую атмосферу и предоставить возможность работникам трудиться с максимальной отдачей.

Подготовка к планировке

Владельцу офиса следует подумать, стоит ли оставлять всё так, как было раньше, или ремонт помещения следует реализовывать с перепланировкой.

Необходимо проанализировать:

• удобно ли сейчас находиться в этом пространстве работникам и посетителям;
• не мешают ли друг другу разные сотрудники;
• организовано ли хранение документов так, чтобы к ним был простой и быстрый доступ;
• легко ли поддерживать рабочий настрой, а также порядок и чистоту;
• выделены ли функциональные зоны для всех этапов рабочего процесса;
• какое впечатление производит офис на всех, подтверждает ли он статус компании.

Основная часть подготовки – это анализ существующего положения и принятие решения об изменениях. Важно понимать принципы зонирования офисного пространства, чтобы получить в итоге грамотно разделенное на функциональные участки помещение, в котором всем будет удобно.

Основное деление

Каждый офис делится на фронт-офис и бэк-офис. Первый – это те зоны, в которых бывают посетители, второй – только для внутреннего пользования. К первой категории относят приемную, холл, комнату ожидания, ресепшн. В редких случаях, если того требует специфика работы организации, к этой части относят кабинеты работников. Бэк-офис – это серверные, архивы, комнаты для хранения документов и офисной техники, кухня и др.

При выделении фронт-офиса и бэк-офиса стоит учитывать, что для ремонта первого используют более износостойкие и дорогие материалы, ремонт выполняют по продуманному дизайн-проекту. Ремонтные работы здесь нацелены не только на капитальные и косметические изменения, но также на формирование впечатления. Важно следить за состоянием отремонтированных объектов и не допускать обветшания. В бэк-офисе всё гораздо проще – там должно быть чисто, упорядоченно и безопасно.

На какие зоны делят офисы

Каждый офис индивидуален, его планировка и оформление зависит от сферы деятельности и задач компании, от численности и функций штата. Но в среднем каждое офисное пространство должно включать следующие зоны:

• приемная;
• рабочее пространство для сотрудников;
• переговорные, конференц-зал;
• кабинет руководителя;
• подсобные помещения.

В каждой зоне может быть подразделение на более мелкие и специализированные участки. Так, приемная – это ещё и холл, и ресепшн, и комната ожидания. Это может быть, как большое пространство с несколькими «комнатами», так и просто стойка администратора при входе в офис.

Рабочая территория

Здесь до начала ремонта необходимо решить главный вопрос: будет ли это единое открытое пространство, где находятся в рабочее время все работники, или же офис будет разделен на отдельные кабинеты для сотрудников или их групп по функциональному принципу.

И у open space, и у кабинетного принципа есть свои преимущества и недостатки. Выбор зависит от численности коллектива, его функций, размеров офисного помещения.

Компромиссом может быть использование стеклянных перегородок. Они визуально не загромождают пространство, но разделяют его. При необходимости можно закрыть своё рабочее место от посторонних взглядов жалюзи. Стеклянные перегородки могут быть высотой до потолка, то есть ничем не отличаться от капитальных. А также используют условное деление пространство, устанавливая перегородки, которые закрывают только рабочий стол и установленную на нем технику.

Для деления пространства используется и мебель – стеллажи или шкафы с документами. Как правило, рядом располагают рабочие места сотрудников, занимающихся одинаковым или смежными делами. Несколько рабочих столов устанавливают рядом, также рядом находится блок с используемой ими оргтехникой и стеллажи с бумагами. Этот блок можно обособить от других, просто грамотно расставив мебель.

Кабинет руководителя

В кабинете может быть выделено отдельно место секретаря и зона ожидания для посетителей. Как правило, здесь используется тот же стиль и отделочные материалы, что в кабинете начальника, но оформление более сдержанное. Зона кабинета руководства должна подчеркивать статус компании и её руководителя. Это наиболее «пафосное» место, рассказывающее об успехах и достижениях и подтверждающее серьезность намерений.

В самом кабинете должно быть выделено несколько функциональных зон:

• рабочее место;
• место для совещаний;
• переговорная;
• зона отдыха.

Рабочее место – это удобный, солидный или функциональный письменный стол с эргономичным креслом. Если работа начальника связана непосредственно с документами, для них нужно предусмотреть место для хранения: отдельный приставной стол, шкафы. Бумаги не должны загромождать пространство и создавать хаос.

Место для совещания – длинный стол, приставляемый торцом ко столу руководителя. Он рассчитан на 2 – 10 человек. К нему приставляют удобные кресла или мягкие стулья.

Может быть выделена отдельная переговорная с длинным столом, креслами или с мягкой группой, если в компании принят неформальный стиль проведения переговоров.

Зона отдыха может располагаться в отдельной комнате. Оформление и предметы обстановки зависят от предпочтений босса, его режима работы.

Конференц-зал или переговорные

Деятельность компании бывает связана с переговорами с одним или несколькими посетителями. В связи с этим в офисе можно сделать единый конференц-зал, размер которого подбирается с учетом обычного числа участников. Или же выделить несколько небольших переговорных, рассчитанных на 2 – 10 участников. В переговорных устанавливают стол, кресла. Их не перегружают декором.

Подсобные помещения

В бэк-офис, как правило, входят кухня или столовая для сотрудников, комната отдыха, архивные помещения, серверные и прочие кабинеты для техники и документов. Перечень помещений или функциональных зон меняется в зависимости от особенностей компании. При ремонте бэк-офиса важно создать уютное помещение, в котором сотрудники будут чувствовать себя буквально «как дома».

Чего нужно избегать при зонировании офисных помещений

Каждый офис индивидуален, но есть основные недостатки, при которых пострадает работа каждой компании:

• длинные, запутанные, узкие, темные коридоры без понятной навигации – никто не должен блуждать в поисках нужного сотрудника;
• слишком тесные пространства, в которых мало места работникам и посетителям – часто лучше отказаться от отдельных, но неудобных и тесных кабинетов в пользу открытого пространства;
• отсутствие зонирования по функциональному признаку – специалистам, занимающимся одной, похожей или связанной работой, лучше находится рядом;
• смешение стилей – весь офис компании должен быть оформлен в едином стиле, желательно – с использованием корпоративной символики.

Правильно проведенное зонирование офиса позволяет создать рабочее пространство, в котором комфортно руководителю, работникам, клиентам и партнерам.